Ủy ban kiểm tra các cấp tỉnh Cà Mau đẩy nhanh tiến độ số hóa tài liệu

Đại biểu tỉnh Cà Mau dự Hội nghị tiếp thu Nghị quyết số 57-NQ/TW, ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia

Số hóa tài liệu là quá trình tạo thông tin số bằng cách quét (scan) hoặc chuyển đổi các dạng tài liệu tương tự thành tài liệu điện tử (hay tài liệu số) dưới dạng tệp tin số (file) để lưu trữ, xử lý và truy cập bằng phương tiện điện tử.

Số hóa tài liệu trong giai đoạn hiện nay là xu hướng tất yếu

Mục đích của việc số hóa tài liệu là nhằm tạo lập bản sao tài liệu dưới dạng điện tử để phục vụ khai thác thay cho sử dụng tài liệu gốc, đồng thời giúp quản lý, lưu trữ, khai thác tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc.

Số hóa tài liệu công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng... của ủy ban kiểm tra các cấp là chủ trương được Ủy ban Kiểm tra Trung ương chỉ đạo thực hiện tại Kế hoạch số 222-KH/UBKTTW, ngày 24/3/2025 về chuyển đổi số ngành Kiểm tra Đảng và Công văn số 5793-CV/UBKTTW, ngày 11/3/2025 về triển khai thực hiện Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, trong đó Ủy ban Kiểm tra Trung ương chỉ đạo ủy ban kiểm tra các cấp chủ động rà soát, phân loại, sắp xếp, thống kê, số hóa các tài liệu công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng... của cấp mình và cấp dưới để phục vụ cho công tác bàn giao tài liệu sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức lại tổ chức đảng ở địa phương theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Đồng thời đây cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được chỉ đạo thực hiện tại Kế hoạch số 299-KH/TU, ngày 04/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Cà Mau về triển khai, thực hiện chỉ đạo của đồng chí Tổng Bí thư Tô Lâm về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật của Đảng, trong đó Ban Thường vụ Tỉnh ủy chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức đảng, ủy ban kiểm tra các cấp triển khai ứng dụng thường xuyên, có hiệu quả các ứng dụng số của Đề án, Kế hoạch chuyển đổi số trong cơ quan Đảng và của ngành Kiểm tra Đảng; thực hiện số hóa tài liệu hiện hành, số hóa thường xuyên và cập nhật đầy đủ, kịp thời văn bản, tài liệu vào hệ thống thông tin, tài liệu của Ngành đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống”…

Thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy Cà Mau đã ban hành Kế hoạch số 27-KH/UBKTTU, ngày 10/4/2025 về thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số ngành Kiểm tra Đảng của tỉnh Cà Mau, trong đó chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy và ủy ban kiểm tra các cấp trong tỉnh tập trung thực hiện số hóa hồ sơ, giấy tờ, tài liệu phục vụ việc triển khai trên môi trường số; đồng thời liên hệ Văn phòng Tỉnh ủy hỗ trợ trang thiết bị máy scan để công chức Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy thực hiện số hóa tài liệu.

Trong giai đoạn hiện nay, với khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại ủy ban kiểm tra các cấp trong tỉnh hình thành ngày càng nhiều, trong khi cán bộ chuyên môn ít, để thực hiện công việc chuyên môn đang diễn ra và vừa thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức ngành Kiểm tra Đảng của tỉnh Cà Mau, nhất là người đứng đầu ủy ban kiểm tra các cấp phải xác định trách nhiệm của mình, xem việc số hóa tài liệu trong giai đoạn hiện nay là xu hướng tất yếu, phải thực hiện quyết tâm, quyết liệt, nhằm đẩy nhanh tiến độ số hóa các tài liệu đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trước khi cấp có thẩm quyền quyết định thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị.

Một số nội dung cần lưu ý trong quá trình thực hiện số hóa tài liệu

Để đảm bảo quản lý tốt tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, cũng như thuận tiện trong việc giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng cấp tỉnh, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của ủy ban kiểm tra các cấp cần được số hóa liên tục, quyết liệt và tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, nhằm đảm bảo tiến độ theo chỉ đạo của tổ chức đảng cấp trên; đồng thời tiến hành cập nhật hồ sơ vụ việc vừa được số hoá lên phần mềm quản lý hồ sơ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật của Đảng do Ủy ban Kiểm tra Trung ương chuyển giao, trong đó cần lưu ý một số nội dung sau:

Ủy ban kiểm tra các cấp cần tăng cường lực lượng, rà soát các trang thiết bị (máy tính, máy scan) phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu; bảo đảm phương tiện lưu trữ điện tử để bảo quản các tệp tin số. Trước khi thực hiện số hóa, các loại hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý, phân loại và tập hợp đầy đủ; việc số hóa phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm toàn vẹn hồ sơ, tài liệu gốc, tuyệt đối không để mất, thất lạc, hư hỏng hoặc làm thay đổi, xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu trong từng tập hồ sơ, tài liệu.

Về quy trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại ủy ban kiểm tra các cấp cần tham khảo, thực hiện theo hướng dẫn tại Mục 1, Phần II Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng: Tài liệu gốc được quét (scan) vào máy tính chế độ ảnh màu, lưu mỗi tài liệu là một tệp tin số (định dạng chuẩn là PDF và cách đặt tên tệp theo quy tắc: Ký hiệu cơ quan ban hành, ký hiệu thể loại văn bản, số văn bản gồm 04 ký tự và năm văn bản gồm 04 ký tự (ví dụ: UBKTTU-BC-0001-2025.pdf)); tiếp theo đó, sử dung chữ ký số để chứng thực lưu trữ đối với tài liệu vừa được quét vào máy.

Không số hóa tài liệu tuyệt mật, tối mật; đối với tài liệu mật, phải trình cấp thẩm quyền phê duyệt và áp dụng giải pháp mã hóa, bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ. Cụ thể đối với tài liệu mật do ủy ban kiểm tra các cấp ban hành, việc số hoá cần thực hiện riêng trên máy tính không kết nối mạng máy tính (mạng internet và mạng nội bộ của Đảng) nhằm đảm bảo tài liệu khi được số hoá, lưu trữ đúng theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

Tin rằng, với sự nỗ lực, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức kiểm tra các cấp trong tỉnh, việc số hóa tài liệu tại ủy ban kiểm tra các cấp sẽ sớm hoàn thành đúng theo tiến độ, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động ngành Kiểm tra Đảng./.

Khánh Hưng