Thu thập hồ sơ, tài liệu trong kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm

03/06/2020 | 12:19 PM

Xem với cỡ chữ

Kiểm tra tổ chức đảng và đảng viên khi có dấu hiệu vi phạm (DHVP) là nhiệm vụ trọng tâm của UBKT các cấp. Đây là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp do đối tượng kiểm tra thường là tổ chức đảng, cấp ủy viên, cán bộ chủ chốt các cấp, nội dung kiểm tra thường chuyên sâu, liên quan nhiều lĩnh vực; vi phạm, khuyết điểm tinh vi, khó phát hiện, trách nhiệm thuộc về nhiều tổ chức, cá nhân; có vụ việc xảy ra trong thời gian dài, liên quan nhiều nhiệm kỳ... Do vậy, việc phát hiện, tìm kiếm, thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin, bằng chứng (sau đây gọi tắt là thu thập hồ sơ, tài liệu) của đoàn (tổ) kiểm tra liên quan đến đối tượng, nội dung kiểm tra là rất quan trọng, góp phần vào sự thành công của cuộc kiểm tra khi có DHVP. Thu thập đầy đủ các hồ sơ, tài liệu trọng yếu, có giá trị giúp quá trình thẩm tra, xác minh (TTXM) đạt kết quả, làm rõ, đánh giá đúng ưu điểm, vi phạm, khuyết điểm (nếu có) của đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan, giúp UBKT và tổ chức đảng có thẩm quyền xem xét, kết luận công minh, chính xác, khách quan, kịp thời.

Qua thực tiễn làm nhiệm vụ, có thể tổng hợp một số kinh nghiệm đúc kết để giúp thực hiện tốt hơn việc thu thập hồ sơ, tài liệu trong cuộc kiểm tra khi có DHVP. Cụ thể như sau:

1-Giai đoạn chuẩn bị và triển khai cuộc kiểm tra

Ngay sau khi có Quyết định thành lập đoàn kiểm tra khi có DHVP, cần phân công thành viên đoàn chuẩn bị, thu thập toàn bộ văn bản, tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm tra bao gồm các nghị quyết, chỉ thị, quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước... liên quan đến nội dung, lĩnh vực kiểm tra. Quy định của Đảng và Nhà nước về một nội dung, lĩnh vực nào đó có thể được bổ sung, sửa đổi nhiều lần, bằng nhiều văn bản khác nhau, thậm chí có trường hợp văn bản này phủ định văn bản khác, vì vậy cần phải tập hợp, thu thập đầy đủ. Sau đó, nên phân công thư ký hoặc một thành viên đoàn xây dựng hệ thống danh mục văn bản trên tệp (file) Microsoft Excel và đường dẫn (link) tới từng văn bản để tiện lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu văn bản. Tệp văn bản này được chuyển cho từng thành viên đoàn để phục vụ quá trình kiểm tra.

Trong giai đoạn này, từng thành viên đoàn cũng đề xuất và đoàn thảo luận, thống nhất để xây dựng đề cương gợi ý nội dung báo cáo tự kiểm tra hoặc báo cáo giải trình đối với tổ chức đảng, đảng viên được kiểm tra; các phụ lục, bảng biểu thống kê kèm theo báo cáo; danh mục hồ sơ, tài liệu cần thu thập. Tùy theo nội dung, mốc thời gian kiểm tra, hồ sơ, tài liệu thu thập ban đầu thường gồm: Quy chế làm việc của cấp ủy, tổ chức đảng và phân công nhiệm vụ trong cấp ủy; các nghị quyết, chỉ thị, thông báo, kết luận, văn bản lãnh đạo, chỉ đạo; biên bản các cuộc họp cho chủ trương; quy định, quy chế nội bộ; hồ sơ pháp lý liên quan đến vụ việc, dự án...; kết luận thanh tra, kiểm tra, giám sát, báo cáo kiểm toán liên quan...

Tại buổi triển khai Quyết định, Kế hoạch kiểm tra sẽ gửi luôn các yêu cầu nêu trên để đối tượng kiểm tra chuẩn bị báo cáo và hồ sơ, tài liệu. Đồng thời, đại diện UBKT và Đoàn chủ động đề nghị tổ chức đảng được kiểm tra (hoặc tổ chức đảng có đảng viên được kiểm tra) chỉ đạo các tổ chức, cá nhân có liên quan chấp hành nghiêm túc việc cung cấp hồ sơ, tài liệu, phối hợp, tạo điều kiện để đoàn kiểm tra hoàn thành nhiệm vụ; phân công một đồng chí trong cấp ủy hoặc UBKT cấp ủy làm đầu mối liên hệ, phối hợp giúp triển khai các yêu cầu của đoàn cũng như tham dự các buổi làm việc của đoàn với tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình kiểm tra nếu cần thiết.

Trong khoảng thời gian chờ đối tượng kiểm tra gửi báo cáo, đoàn tham mưu UBKT có văn bản đề nghị các cơ quan liên quan như thanh tra, kiểm toán, điều tra... cung cấp các thông báo kết luận thanh tra, báo cáo kiểm toán, báo cáo kết quả điều tra, xác minh vụ án, vụ việc (nếu có)... và hồ sơ, tài liệu liên quan đến vi phạm, khuyết điểm của tổ chức đảng, đảng viên. Trường hợp cần thiết, có thể làm việc với các cơ quan này để nắm thông tin, thu thập hồ sơ, tài liệu liên quan.

2- Giai đoạn thẩm tra, xác minh

Sau khi nhận báo cáo tự kiểm tra hoặc báo cáo giải trình và hồ sơ, tài liệu ban đầu từ đối tượng kiểm tra, đoàn nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, lịch làm việc và tiến hành TTXM, làm việc với đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân có liên quan. Trường hợp yêu cầu cuộc kiểm tra phải thực hiện khẩn trương, trong thời gian ngắn thì không nhất thiết phải theo trình tự như trên mà có thể tiến hành ngay việc thu thập hồ sơ, tài liệu và TTXM sau khi triển khai quyết định, kế hoạch kiểm tra, trong khi đối tượng kiểm tra chuẩn bị báo cáo.

Trong giai đoạn TTXM, cần nghiên cứu, nắm chắc các hồ sơ, tài liệu đã có, phân tích, thẩm định, đánh giá tính khách quan, liên quan, hợp lý, hợp pháp của hồ sơ, tài liệu (như tài liệu đã xác thực hay đã được hợp thức hóa hoặc giả mạo, thẩm quyền ký văn bản có phù hợp với quy định không...), từ đó thu thập những tài liệu gốc, những tài liệu làm căn cứ để ban hành những văn bản quan trọng, những tài liệu có giá trị chứng cứ và những tài liệu còn đang thiếu... Tiến hành tiếp xúc, làm việc với tổ chức, cá nhân đã gây ra sự việc hoặc liên quan đến sự việc, yêu cầu họ cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan. Một hồ sơ, tài liệu khi ban hành có thể được gửi nhiều nơi, do vậy, có thể yêu cầu tổ chức, cá nhân khác nhau cung cấp cùng một loại hồ sơ, tài liệu để đối chiếu, so sánh, phát hiện việc giấu giếm, giả mạo thông tin, tài liệu. Đối với đối tượng sẽ làm việc, TTXM, nên yêu cầu cung cấp báo cáo giải trình và hồ sơ, tài liệu cho đoàn ít nhất 3 ngày trước buổi làm việc để Đoàn nghiên cứu, sau đó tại buổi làm việc sẽ trao đổi nội dung TTXM và yêu cầu cung cấp bổ sung hồ sơ, tài liệu còn thiếu (nếu có). Trước khi tiếp xúc, làm việc với tổ chức, cá nhân, đoàn phải chuẩn bị kế hoạch, nội dung làm việc chu đáo, thống nhất những trọng tâm, trọng điểm, vấn đề lớn cần đi sâu trao đổi, khai thác, thu thập hồ sơ, tài liệu.

Từ hồ sơ, tài liệu thu thập được và kết quả TTXM, trường hợp cần thiết, phải trưng cầu ý kiến giám định của cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ có thẩm quyền, giúp có thêm căn cứ để phân tích, đánh giá, kết luận đúng sự việc và xác định mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm. Một số hoạt động giám định chuyên môn có thể bao gồm: Cơ quan y tế giám định trạng thái tâm thần của một người; cơ quan công an giám định chữ viết, chữ ký, con dấu; cơ quan công chứng nhà nước thẩm định giấy tờ, văn bản; cơ quan tư pháp cung cấp thông tin về kết quả trúng đấu giá quyền sử dụng đất; cơ quan quản lý nhà nước hoặc cơ quan chuyên môn làm rõ đúng sai về các vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên ngành; cơ quan địa chính tiến hành đo vẽ lại diện tích các thửa đất... Các văn bản giám định phải được cấp có thẩm quyền ký và đóng dấu.

Để thực hiện tốt việc thu thập hồ sơ, tài liệu, cần nắm vững và thực hiện tốt các các vấn đề sau:

Một là, việc thu thập hồ sơ, tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ nằm trong phạm vi công tác đảng, theo nguyên tắc, phương pháp công tác đảng, phải dựa vào các tổ chức đảng, phát huy tinh thần tự giác của tổ chức đảng, đảng viên và trách nhiệm xây dựng Đảng của quần chúng; phối hợp chặt chẽ giữa công tác kiểm tra của Đảng với tổ chức đảng có liên quan và cơ quan thanh tra, kiểm toán, điều tra, cơ quan quản lý nhà nước...; coi trọng và làm tốt công tác tư tưởng, tâm lý, động viên trách nhiệm, nghĩa vụ, tinh thần tự giác của đối tượng kiểm tra, tổ chức, cá nhân liên quan.

Mọi hành động của tổ chức đảng, đảng viên luôn diễn ra trong điều kiện, hoàn cảnh cụ thể và đều có tình tiết, diễn biến khác nhau, nhiều khi liên quan đến nhiều người, nhiều tổ chức, nhiều cấp, ở nhiều địa điểm, thời gian khác nhau; có việc còn giữ nguyên bằng chứng, có việc bằng chứng đã bị thất lạc, hủy bỏ hoặc thay đổi... Thực tiễn cho thấy không ít trường hợp tổ chức đảng, đảng viên thiếu trung thực, giấu giếm, quanh co, tìm cách đối phó, thiếu cộng tác, thiếu trung thực, cản trở, gây khó khăn trong cung cấp hồ sơ, tài liệu, thậm chí tìm cách mua chuộc cán bộ kiểm tra. Tổ chức đảng quản lý đối tượng được kiểm tra, tổ chức đảng liên quan và người đứng đầu có nơi, có lúc còn tâm lý e ngại, hữu khuynh, thiếu tính chiến đấu, không nhận thức đầy đủ, thậm chí còn dung túng, bao che cho vi phạm hoặc đảng viên được kiểm tra, gây khó khăn cho đoàn kiểm tra trong thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, trong thu thập hồ sơ, tài liệu, đoàn cần vận dụng các phương pháp phù hợp, nhưng phải triển khai kịp thời các yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, các yêu cầu của đoàn phải nêu rõ thời hạn cung cấp và phải kiên trì, khéo léo nhưng quyết liệt trong đôn đốc để có hồ sơ, tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn, đáp ứng được mục tiêu, yêu cầu của đoàn, bảo đảm tiến độ cuộc kiểm tra.

Hai là, mỗi cuộc kiểm tra khi có DHVP có phạm vi, tính chất, mức độ, sự phức tạp khác nhau, vì vậy, trong thu thập hồ sơ, tài liệu không nên rập khuôn giống nhau giữa các cuộc kiểm tra mà phải luôn linh hoạt, bám sát nội dung kiểm tra và TTXM của từng cuộc kiểm tra cụ thể. Báo cáo tự kiểm tra hoặc báo cáo giải trình cũng như các phụ lục, bảng biểu thống kê có thể được yêu cầu tiếp tục bổ sung, hoàn thiện trong quá trình kiểm tra. Các yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu có thể thông qua trao đổi trực tiếp hoặc bằng văn bản. Việc thu thập hồ sơ, tài liệu và tiếp xúc, làm việc với đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan không phải chỉ tiến hành một lần mà cần thiết có thể tiến hành nhiều lần trong quá trình kiểm tra đến khi làm rõ được sự thật, đúng sai, tuy nhiên, cố gắng tiếp xúc một, hai lần mà thu thập được hồ sơ, tài liệu cần thiết để tránh gây phiền hà cho đối tượng và khó khăn cho việc đi lại của cán bộ kiểm tra. Cần bám sát mốc thời gian kiểm tra, tuy nhiên, quá trình kiểm tra nếu phát hiện những việc có liên quan đến nội dung kiểm tra trước và sau mốc thời gian kiểm tra, có thể thu thập hồ sơ, tài liệu bổ sung để TTXM làm rõ. Mặc dù có vụ việc đã được cơ quan thanh tra, kiểm toán làm hoặc UBKT cấp dưới đã kết luận, xử lý cán bộ theo thẩm quyền, nhưng đoàn kiểm tra cần phải làm việc độc lập, thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng cứ, tiến hành TTXM kỹ lưỡng để báo cáo UBKT kết luận chính xác, công tâm, khách quan.

Ba là, việc xác định trọng tâm, trọng điểm thu thập hồ sơ, tài liệu, xác định tổ chức, cá nhân cần tiếp xúc, làm việc trong quá trình kiểm tra, TTXM là rất quan trọng. Đoàn kiểm tra cần bám sát nội dung kiểm tra, kết hợp kiến thức, kinh nghiệm để xác định trọng tâm, trọng điểm của cuộc kiểm tra, những dấu hiệu vi phạm để từ đó xác định văn bản, tài liệu, bằng chứng, phụ lục, bảng biểu, số liệu cần thu thập cho việc TTXM. Cần phát huy sức mạnh tổng hợp, trí tuệ tập thể của đoàn trong các giai đoạn của cuộc kiểm tra, thảo luận trong đoàn, tổ, nhóm làm việc để thống nhất hồ sơ, tài liệu cần thu thập và đối tượng, nội dung TTXM. Cần chú ý không thu thập hồ sơ, tài liệu quá nhiều, quá mức cần thiết, không đúng trọng tâm, trọng điểm, gây khó khăn, phiền hà cho đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan. Quá trình TTXM nếu thấy không cần thiết cũng có thể điều chỉnh lịch làm việc, giảm bớt các đối tượng, nội dung TTXM.

Ngoài kênh thu thập hồ sơ, tài liệu từ đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan, có thể thu thập thêm thông tin từ các nguồn: Cán bộ kiểm tra theo dõi địa bàn, lĩnh vực; UBKT cùng cấp với tổ chức đảng được kiểm tra; tố cáo, khiếu nại, phản ảnh, kiến nghị của đảng viên và quần chúng; phương tiện thông tin đại chúng đã được kiểm chứng; công bố thông tin của tổ chức, cá nhân trên thị trường chứng khoán theo quy định của pháp luật về chứng khoán...

Bốn là, phải đặc biệt coi trọng bằng chứng, tìm cho được bằng chứng, kể cả bằng chứng vi phạm và bằng chứng không vi phạm. Không có bằng chứng xác thực thì không thể kết luận được chuẩn xác. Các bằng chứng cần thu thập trong quá trình kiểm tra, TTXM bao gồm người, hiện vật, văn bản, tài liệu, địa điểm, thời gian... tồn tại khách quan, có liên quan đến sự việc, dùng làm căn cứ để chứng tỏ sự việc là có thật. Bằng chứng thường được thu thập, sưu tầm, khai thác từ nhiều nguồn khác nhau như tổ chức hoặc cá nhân gây ra sự việc, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan hoặc biết rõ sự việc, những hiện vật, tài liệu có liên quan đến sự việc như đất đã chiếm dụng, nhà xây dựng trái phép, tài liệu, sổ sách, dữ liệu ghi âm, ghi hình, chứng từ, hóa đơn, công cụ, phương tiện...

Khi thu thập hồ sơ, tài liệu, cán bộ kiểm tra phải trực tiếp làm việc với đối tượng, trực tiếp đọc thông tin, tài liệu, trực tiếp nhìn thấy các vật chứng, trực tiếp đi kiểm tra thực địa, hiện trạng dự án, khu đất, công trình hoặc trực tiếp đến tận nơi xảy ra sự việc để thu thập chứng cứ. Nếu cần thiết có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại (ghi âm, ghi hình, chụp ảnh thực địa) để nâng cao hiệu quả, chất lượng thu thập bằng chứng. Các thông tin về hiện trạng, thông tin được cung cấp bằng lời phải được ghi lại trong biên bản làm việc và có chữ ký xác nhận của đối tượng đã cung cấp. Không được chỉ nghe qua người khác, nghe dư luận, hoặc chỉ nghe một vài người khi có nhiều người biết sự việc, hoặc chỉ coi trọng những gì đã được nghe, đọc, nhìn lần đầu và coi nhẹ những gì được thu thập về sau. Mọi thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được ban đầu, dù phong phú, có độ tin cậy cao, nhưng thường là một phía, một kênh, một chiều. Muốn đánh giá đúng sự thật, phải thu thập được bằng chứng xác thực qua các tài liệu, thông tin nhiều phía, nhiều kênh, nhiều chiều có liên quan đến sự việc cần làm rõ.

Năm là, khối lượng hồ sơ, tài liệu thu thập liên quan cuộc kiểm tra DHVP thường rất lớn, vì vậy khi cung cấp cho đoàn cần yêu cầu phân chia theo từng nội dung, có bảng kê danh mục kèm theo, tài liệu sao chụp phải có đóng dấu treo và giáp lai của đơn vị. Cần tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu chặt chẽ; khi tiếp nhận phải có từ hai thành viên đoàn trở lên tại công sở hoặc nơi kiểm tra, phải có biên bản giao nhận tài liệu; phải quản lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học để dễ dàng phục vụ cho quá trình kiểm tra, phục vụ báo cáo UBKT, cung cấp cho cấp có thẩm quyền khi có yêu cầu và lưu trữ hồ sơ sau khi kết thúc kiểm tra.

Trong thu thập hồ sơ, tài liệu, thành viên đoàn phải chấp hành nghiêm quy định về hoạt động của đoàn kiểm tra, tuyệt đối không được đưa ra những yêu cầu trái với quy định của Đảng, Nhà nước và UBKT; phải kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ, tài liệu giao nhận, tuyệt đối không được nhận tiền, tài sản, lợi ích vật chất kèm theo. Không hứa hẹn với đối tượng kiểm tra hoặc thực hiện yêu cầu, đề nghị của tổ chức, cá nhân có liên quan đến đối tượng kiểm tra trái quy định. Không được tự ý tiếp xúc với đối tượng kiểm tra hoặc tổ chức, cá nhân có liên quan khi không được giao nhiệm vụ. Khi tiếp xúc, làm việc, không được áp đặt đối tượng kiểm tra trả lời, trình bày sự việc theo ý muốn chủ quan của mình. Không được sử dụng trái quy định hồ sơ, tài liệu, hiện vật liên quan đến cuộc kiểm tra; không được sử dụng các tài liệu TTXM để trục lợi dưới mọi hình thức. Phải thực hiện chế độ bảo mật hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định, không để mất, hư hỏng, thất lạc, làm biến dạng hoặc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu, bằng chứng thu thập được./.

Thái Hà