Những kỹ năng của thư ký đoàn kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm

08/05/2020 | 12:53 PM

Xem với cỡ chữ

Kiểm tra tổ chức đảng và đảng viên khi có dấu hiệu vi phạm (DHVP) được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của uỷ ban kiểm tra (UBKT) các cấp. Kỹ năng của người cán bộ kiểm tra thực hiện nhiệm vụ thư ký các đoàn kiểm tra khi có DHVP là khả năng vận dụng kiến thức và sự linh hoạt để giải quyết công việc. Nếu thư ký đoàn kiểm tra làm tốt nhiệm vụ là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của cuộc kiểm tra.

Ngoài trách nhiệm là một thành viên đoàn kiểm tra theo sự phân công của Trưởng đoàn, thư ký đoàn kiểm tra thường có các nhiệm vụ sau: Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do đối tượng kiểm tra hoặc tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp; tham mưu giúp Trưởng đoàn phân công nhiệm vụ thành viên đoàn; quản lý hồ sơ, tài liệu; tham mưu xây dựng kế hoạch của đoàn đối với tổ chức, cá nhân được kiểm tra; xây dựng dự thảo báo cáo kết quả TTXM, báo cáo kết quả kiểm tra; dự thảo thông báo kết luận kiểm tra, quyết định kỷ luật (nếu có) hoặc báo cáo tổ chức đảng có thẩm quyền xem xét, quyết định kỷ luật tổ chức đảng, đảng viên vi phạm; tham mưu các văn bản khác có liên quan của đoàn và UBKT; ghi biên bản làm việc của đoàn kiểm tra khi làm việc với đối tượng kiểm tra hoặc tổ chức, cá nhân có liên quan; ghi nhật ký hoạt động của đoàn đầy đủ, chính xác, kịp thời; lập và nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; phối hợp thực hiện một số công tác bảo đảm hậu cần, đi lại cho đoàn và thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng đoàn phân công.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ, thư ký đoàn phải có kiến thức chuyên môn, bao gồm sự hiểu biết về công tác xây dựng Đảng, về hệ thống chính trị; nắm vững nguyên tắc, nghị quyết, chỉ thị, quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy trình nghiệp vụ, phương pháp tiến hành cuộc kiểm tra khi có DHVP và có kiến thức chuyên môn về một chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể. Bên cạnh đó, thư ký đoàn cần phải có các kỹ năng cơ bản sau:

Kỹ năng thu thập, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu: Việc thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu, thông tin, bằng chứng trong kiểm tra khi có DHVP là rất quan trọng. Cần phải thu thập các văn bản, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra, bao gồm: Các quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan thanh tra, điều tra, kiểm toán (nếu có); hồ sơ, tài liệu từ đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan... Kỹ năng này bao gồm việc nhận định về đặc điểm, tính chất, quy mô của cuộc kiểm tra, diễn biến vụ việc, từ đó xác định văn bản, tài liệu, bằng chứng, phụ lục, biểu mẫu thống kê trọng tâm, trọng yếu cần thu thập; tham mưu giúp lãnh đạo đoàn đôn đốc hoặc trực tiếp đôn đốc việc cung cấp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn theo yêu cầu; tiếp nhận, bàn giao, quản lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; chuyển tài liệu cho Trưởng đoàn và thành viên đoàn kiểm tra; giữ bí mật hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định, không để mất, hư hỏng, biến dạng hồ sơ, tài liệu, bằng chứng thu thập được. Những tài liệu phát hành trong hội nghị với các tổ chức đảng phải xác định độ mật, gửi đúng đối tượng và bảo quản, thu hồi theo quy định. Khi cung cấp tài liệu cho người ngoài đoàn kiểm tra, phải được sự đồng ý của Trưởng đoàn. Cần phải quản lý hồ sơ, tài liệu khoa học để dễ dàng sử dụng cho quá trình kiểm tra, vừa có tài liệu đầy đủ, kịp thời để báo cáo UBKT xem xét, kết luận hoặc cung cấp cho lãnh đạo đoàn, lãnh đạo UBKT, cấp có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Kỹ năng nghiên cứu, xử lý hồ sơ, tài liệu và tham mưu, đề xuất: Từ các hồ sơ, tài liệu, thông tin, bằng chứng thu thập được theo từng giai đoạn của cuộc kiểm tra, thư ký đoàn cần nghiên cứu, xử lý hồ sơ, tài liệu và tham mưu, đề xuất cho đoàn kiểm tra về: Đề cương gợi ý nội dung báo cáo tự kiểm tra, báo cáo giải trình, phụ lục, bảng biểu thống kê để yêu cầu đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan báo cáo, cung cấp; hồ sơ, tài liệu, chứng cứ còn thiếu cần tiếp tục thu thập... Đồng thời, dự kiến phân công nhiệm vụ thành viên đoàn phù hợp với năng lực, sở trường của từng thành viên; kịp thời tham mưu Trưởng đoàn điều chỉnh phân công công việc khi cần thiết; cùng thành viên đoàn tham mưu phương án tối ưu về kế hoạch tiến hành kiểm tra, lịch trình làm việc, thời gian nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, đối tượng, nội dung TTXM, việc đi kiểm tra thực địa, hiện trạng dự án, khu đất, công trình hoặc trực tiếp đến tận nơi xảy ra sự việc....

Thư ký đoàn thường xuyên báo cáo, kiến nghị, đề xuất với Trưởng đoàn về biện pháp thực hiện kế hoạch, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến nội dung, đối tượng kiểm tra, đối tượng TTXM; đề xuất đề cương báo cáo kết quả TTXM và thống nhất trong đoàn để thuận lợi cho tổng hợp báo cáo chung của đoàn. Việc tham mưu, đề xuất chuẩn xác về đối tượng, nội dung, kế hoạch TTXM, lịch làm việc của đoàn kiểm tra có ý nghĩa rất quan trọng, giúp đoàn thống nhất được trọng tâm, trọng điểm, xây dựng kế hoạch phù hợp, tổ chức thực hiện thuận lợi, bảo đảm tiến độ cuộc kiểm tra, không gây cản trở hoạt động của tổ chức đảng, đảng viên được kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan. Thư ký đoàn cũng phải chủ động tham mưu Trưởng đoàn hội ý đoàn kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất để kiểm soát tiến độ công việc, thống nhất phương pháp tiến hành và kịp thời xử lý những khó khăn, vướng mắc của thành viên đoàn trong quá trình kiểm tra.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử: Là kỹ năng cần có trong công việc đối với mỗi cán bộ kiểm tra nói chung và thư ký đoàn kiểm tra nói riêng. Trong bất kỳ cuộc kiểm tra nào, từ bước chuẩn bị đến bước kết thúc cũng đều có sự giao tiếp, tiếp xúc ở các mức độ khác nhau, với nhiều đối tượng khác nhau. Nhóm kỹ năng này bao gồm các kỹ năng trao đổi, tiếp xúc với đối tượng kiểm tra và tổ chức đảng, cá nhân liên quan để thông tin, liên hệ làm việc hoặc yêu cầu báo cáo, giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu; trao đổi, phối hợp với các cơ quan thanh tra, điều tra, kiểm toán... để nắm bắt thông tin, thu thập hồ sơ, tài liệu liên quan; làm việc, tiến hành TTXM với đối tượng kiểm tra và các tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình kiểm tra; trao đổi tại các hội nghị do các tổ chức đảng nơi đang kiểm tra tổ chức...

Khi tiếp xúc với tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải có từ hai thành viên đoàn trở lên tại công sở hoặc nơi kiểm tra, phải ghi biên bản làm việc hoặc biên bản giao nhận tài liệu. Khi tiếp xúc với các đối tượng TTXM không được định kiến, gò ép, cưỡng bức, phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến giải trình của đối tượng kiểm tra; trao đổi để đối tượng kiểm tra hiểu và chấp hành nghiêm túc quyết định, kế hoạch kiểm tra và yêu cầu của đoàn; phải khéo léo, biết đấu tranh, có lập luận sắc bén. Giữ vững nguyên tắc và phương pháp công tác đảng, làm tốt công tác tư tưởng, tâm lý, biết vận động, thuyết phục, tự kiềm chế, khiêm tốn, lắng nghe nhưng không bị chi phối trước cám dỗ vật chất, quyền uy, thế lực. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử còn bao gồm giao tiếp với thành viên trong đoàn, tổ, nhóm làm việc; trao đổi tại các cuộc họp, hội ý, rút kinh nghiệm của đoàn về nội dung, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm tra; trình bày, đề xuất với lãnh đạo đoàn và thành viên UBKT phụ trách; tham dự các hội nghị do UBKT tổ chức liên quan đến nội dung kiểm tra; báo cáo để UBKT xem xét, kết luận...

Kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý các tình huống: Mỗi cuộc kiểm tra khi có DHVP có độ phức tạp riêng về mục đích, yêu cầu, đối tượng, nội dung, lĩnh vực kiểm tra. Các vi phạm thường rất tinh vi, khó phát hiện. Quá trình kiểm tra phát sinh nhiều tình huống đòi hỏi phải đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề và tham mưu cho lãnh đạo đoàn kiểm tra lựa chọn được giải pháp tối ưu. Thư ký đoàn kiểm tra phải luôn chủ động, có ý thức bao quát mọi công việc, nắm vững các trọng tâm, trọng điểm xuyên suốt cuộc kiểm tra để thường xuyên báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng đoàn; kịp thời phát hiện, đề xuất Trưởng đoàn giải quyết các kiến nghị, đề xuất của thành viên đoàn và tình huống phát sinh, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình kiểm tra; đề xuất các vấn đề, nội dung cần bổ sung, làm rõ hoặc cần trưng cầu ý kiến giám định kỹ thuật, chuyên môn của các cơ quan có thẩm quyền, giúp có thêm căn cứ để phân tích, đánh giá, kết luận đúng sự việc.

Kỹ năng phối hợp và làm việc nhóm: Phương pháp cơ bản của công tác kiểm tra, giám sát nói chung và kiểm tra khi có DHVP nói riêng là dựa vào đảng viên và tổ chức đảng, do vậy rất cần các tổ chức đảng, đảng viên có liên quan phối hợp trong quá trình kiểm tra. Kiểm tra khi có DHVP luôn có tính tập thể, theo đoàn, tổ hoặc trong đoàn có thể chia ra các tổ, nhóm để thực hiện những nội dung công việc nhất định. Vì vậy, thư ký đoàn cần bám sát lịch trình kiểm tra, kế hoạch TTXM, có kỹ năng tương tác giữa các thành viên đoàn, xây dựng và tăng cường sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên. Để đạt được mục tiêu, yêu cầu cuộc kiểm tra, phải giúp lãnh đạo đoàn tạo được môi trường làm việc để mỗi thành viên đoàn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, đoàn kết, phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ nhau trong thực hiện nhiệm vụ, phát huy tốt nhất được thế mạnh của từng thành viên và phát huy được trí tuệ tập thể trong các giai đoạn của cuộc kiểm tra. Kỹ năng làm việc nhóm cũng bao gồm việc xác định rõ nhiệm vụ của cá nhân trong nhóm làm việc, nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, chia sẻ thông tin và cộng tác với các thành viên, thảo luận thống nhất những vấn đề còn chưa rõ, lắng nghe ý kiến của các thành viên và ghi chép lại những ý kiến cần lưu ý, thu thập những thông tin phản hồi đối với các hoạt động của nhóm để kịp thời điều chỉnh, đóng góp ý kiến vào quá trình ra quyết định của nhóm, thực hiện công việc theo kế hoạch.

Kỹ năng tổng hợp, phân tích: Đặc thù nhiệm vụ đòi hỏi thư ký đoàn phải có kỹ năng tổng hợp và phân tích, bao gồm: Tổng hợp các hồ sơ, tài liệu thu thập; tổng hợp, phân tích để tham mưu xây dựng kế hoạch, đối tượng, nội dung TTXM; tổng hợp báo cáo từ các thành viên đoàn để xây dựng dự thảo báo cáo kết quả TTXM, báo cáo kết quả kiểm tra; tổng hợp, tham mưu xây dựng dự thảo thông báo kết luận kiểm tra, báo cáo kết quả kiểm điểm, xem xét, đề nghị thi hành kỷ luật, quyết định thi hành kỷ luật (nếu có), tờ trình báo cáo tổ chức đảng có thẩm quyền xem xét, quyết định thi hành kỷ luật và các văn bản khác có liên quan của đoàn kiểm tra và UBKT... Thực hiện tốt việc tổng hợp, phân tích sẽ giúp cho việc tham mưu xây dựng các báo cáo, văn bản, nhận xét, đánh giá, công tâm, khách quan, trung thực, đầy đủ, chính xác về các vi phạm, khuyết điểm phát hiện qua kiểm tra, hậu quả của vi phạm, khuyết điểm, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan và báo cáo, đề nghị UBKT xem xét, kết luận, quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thi hành kỷ luật đối với tổ chức đảng, đảng viên vi phạm.

Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị và phần mềm tin học văn phòng: Yêu cầu cuộc kiểm tra khi có DHVP từ bước chuẩn bị đến bước kết thúc phải xây dựng rất nhiều các loại văn bản, phụ lục, bảng biểu số liệu... nên thư ký đoàn phải có kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính, máy in, máy quét tài liệu, thiết bị văn phòng, mạng Internet, các phần mềm tin học văn phòng thông dụng như Microsoft Word, Excel… để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ.

Kỹ năng viết và soạn thảo văn bản; lập và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Kỹ năng viết bao gồm việc ghi chép nhanh, đầy đủ, trung thực biên bản các cuộc họp, làm việc của đoàn với đối tượng kiểm tra và tổ chức, cá nhân liên quan. Kỹ năng soạn thảo văn bản bao gồm việc xây dựng dự thảo, trình duyệt, hoàn thiện và ban hành các văn bản liên quan đến cuộc kiểm tra bảo đảm yêu cầu về độ chính xác, trung thực, khách quan, chặt chẽ. Kỹ năng này yêu cầu thư ký đoàn phải có quan điểm đúng và nhận thức sâu sắc về vấn đề cần soạn thảo, có khả năng tư duy, chịu khó nghiên cứu, chủ động, sáng tạo để nâng cao chất lượng soạn thảo; nắm vững mục đích, yêu cầu, nội dung, phạm vi, đối tượng, thể loại, thể thức hành chính các loại văn bản nghiệp vụ liên quan đến cuộc kiểm tra khi có DHVP, tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBKT và sự chỉ  đạo của Trưởng đoàn, tranh thủ trí tuệ của các thành viên đoàn.

Việc lập và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu là khâu cuối cùng của mỗi cuộc kiểm tra. Một cuộc kiểm tra dù đã kết thúc nhưng chưa lập và lưu trữ hồ sơ coi như chưa hoàn thành. Việc lập hồ sơ kiểm tra đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, có trách nhiệm, bảo đảm được tính khách quan, chính xác, đầy đủ; tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, được sắp xếp theo trình tự, biên mục đầy đủ, chính xác, đúng quy định về lưu trữ hồ sơ.

Để có các kỹ năng thực hiện nhiệm vụ thư ký các đoàn kiểm tra đòi hỏi người cán bộ kiểm tra phải không ngừng phấn đấu để nâng cao trình độ, năng lực, kiến thức chuyên môn, tu dưỡng, rèn luyện các kỹ năng và phải có tinh thần trách nhiệm cao, tác phong làm việc nghiêm túc, luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao./.

Phạm Thái Hà

Vụ Trung ương IA, Cơ quan UBKT Trung ương